La ley de derechos académicos y privacidad familiar

En cumplimiento con la “Ley de derechos académicos y privacidad familiar de 1974” (FERPA), en su forma enmendada, lo siguiente constituye la política de la institución de proporcionar acceso adecuado a los expedientes académicos, protegiendo al mismo tiempo su confidencialidad.

Wichita State University otorga todos los derechos permitidos bajo la ley a los estudiantes. Esos derechos son: 1) el derecho a inspeccionar y revisar los expedientes académicos del estudiante; 2) el derecho a solicitar la modificación de los expedientes académicos del estudiante para garantizar que no sean inexactos, engañosos o que infrinjan la privacidad del estudiante u otros derechos; 3) el derecho a dar su consentimiento a las divulgaciones de información de identificación personal contenida en los expedientes académicos del estudiante, excepto en la medida en que FERPA autorice la divulgación sin consentimiento; y 4) el derecho a presentar ante el Departamento de Educación de los Estados Unidos un reclamo por supuestas fallas en el cumplimiento por parte de la Universidad de Wichita State de los requisitos de FERPA. 

Se notificará a los estudiantes de sus derechos FERPA mediante la publicación en los catálogos de pregrado y posgrado en línea, y a través de un correo electrónico enviado a todos los estudiantes matriculados cada otoño. Para más detalles y definiciones institucionales relacionadas con FERPA, consulte el catálogo en línea.

Todos los estudiantes tienen expedientes en una o más de las siguientes oficinas, gestionados por el oficial administrativo a cargo: oficinas de Admissions, el Registrar, Financial Aid, Financial Operations, Information Technology Services, Office of the Vice President for Student Affairs, Student Health Services, Career Development, Planning, Counseling and Testing, la biblioteca, las oficinas de los decanos universitarios y de los asesores académicos y de otro personal administrativo y académico, limitándose a lo que cada uno debe saber sobre los estudiantes. Algunos departamentos académicos almacenan expedientes afuera de la escuela o universidad. Se puede obtener una lista de estos departamentos, su ubicación y la persona encargada del expediente, en la oficina del decano de la escuela o facultad en la que se encuentra el departamento.

Los estudiantes pueden inspeccionar y revisar sus expedientes de educación al solicitarlos al encargado de expedientes de la unidad correspondiente. Los estudiantes deben presentar una solicitud por escrito y firmada que identifique con la mayor precisión posible el expediente o expedientes que desean inspeccionar.

El encargado de expedientes o una persona apropiada del personal de la universidad gestionará el acceso a los expedientes tan pronto como sea posible y notificará al estudiante de la hora y el lugar donde se pueden inspeccionar los expedientes. El acceso debe darse dentro de un plazo razonable, que no exceda los 45 días después de haberse recibido la solicitud.

Cuando un expediente contiene información de más de un estudiante, puede inspeccionar y revisar sólo las partes del expediente relacionadas con él/ella.

El estudiante puede solicitar y recibir la interpretación de su expediente de la persona (o su designado) encargada de mantener el expediente.

El estudiante puede obtener copias de sus expedientes académicos previa solicitud por escrito, por lo que la universidad puede cobrar el costo actual por copia, que no debe exceder los 25 centavos por página. Esto no le da derecho a un estudiante a un expediente académico oficial, por el cual existe un cargo más alto y que le será retenido si la persona debe dinero o propiedad a la universidad, con excepciones limitadas de acuerdo con las leyes estatales y federales.

Wichita State University se reserva el derecho de negarse a permitir que un estudiante inspeccione los siguientes expedientes:

1. El estado financiero de los padres del estudiante.
2. Cartas y declaraciones de recomendación para las cuales el estudiante ha renunciado a su derecho de acceso, o que fueron archivadas antes del 01 de enero de 1975.
3. Expedientes relacionados con una solicitud para asistir a la Wichita State University si dicha solicitud fue denegada.
4. Aquellos expedientes que están excluidos de la definición FERPA de los expedientes académicos.

Wichita State University divulgará la información de los expedientes académicos de un estudiante sólo con el consentimiento escrito o electrónico del estudiante, excepto:

1. A los funcionarios académicos que tienen un interés académico legítimo en los expedientes. Estos miembros incluyen: el personal en la oficina de Admissions, el Registrar, Financial Operations, el Computing Center, Financial Aid, Career Services, Cooperative Education, Planning, Testing, la biblioteca, los decanos de las facultades y otro personal administrativo y académico limitándose a lo que cada uno debe saber sobre los estudiantes. “Intereses académicos legítimos” significa (a) la información o los expedientes solicitados son relevantes y necesarios para el cumplimiento de alguna tarea o decisión; y (b) la tarea o decisión cumple con una responsabilidad laboral del peticionario o es un tema asignado adecuadamente según la responsabilidad laboral del peticionario.
2. A ciertos funcionarios del Departamento de Educación de los Estados Unidos, al Contralor General y a las autoridades académicas estatales y locales, en relación con ciertos programas académicos apoyados por el gobierno federal.
3. En relación con la solicitud o recepción de ayuda financiera de un estudiante según sea necesario para determinar la elegibilidad, la cantidad o las condiciones de la ayuda financiera, o para hacer cumplir los términos y condiciones de la ayuda.
4. Si lo requiere una ley estatal que exige la divulgación, cuando dicha ley fue adoptada antes del 19 de noviembre de 1974.
5. A organizaciones que realizan ciertos estudios para o en nombre de la Universidad.
6. A organizaciones de acreditación, para que desarrollen sus funciones.
7. A los padres de un estudiante elegible que reclaman al estudiante como dependiente para fines de impuestos sobre la renta. Se permitirá el acceso de los padres a las calificaciones si los padres (a) completan un formulario de solicitud disponible en la Oficina del Registrar; (b) adjuntan una copia de la primera página de su declaración de impuestos federales del último año tributario. Los mismos documentos deben ser presentados cada vez que se desea un informe de calificaciones.
8. Para cumplir con una orden judicial o una citación emitida legalmente.
9. A las partes adecuadas en una emergencia de salud o de seguridad.
10. A los funcionarios de otra institución académica en la que un estudiante busca o tiene la intención de inscribirse o donde está matriculado.
11. A una presunta víctima de cualquier delito de violencia, de los resultados de cualquier procedimiento disciplinario institucional contra el presunto autor de tal delito con respecto a dicho delito.
12. El Departamento de Servicios de Salud Estudiantil de la Universidad (Student Health Services) está obligado a informar al Departamento de Salud de Kansas los nombres de los estudiantes que tienen ciertas enfermedades transmisibles como hepatitis, tuberculosis y enfermedades venéreas. El servicio de salud también está obligado a informar a las autoridades locales del orden público el nombre de cualquier estudiante que sea herido con un arma mortal.
13. El número de Seguro Social y datos de la condición académica del estudiante se pueden proporcionar a otras agencias del Estado de Kansas para su uso en la detección de reclamos fraudulentos o ilegales contra los fondos del estado.
14. A su discreción, la Universidad puede proporcionar Información del Directorio a cualquier persona de acuerdo con las disposiciones de la Ley.

Wichita State University mantendrá un registro de todas las solicitudes y/o divulgación de información de los expedientes académicos de un estudiante. En el registro se indicará el nombre de la parte que hace la solicitud, cualquier otra parte a la que pueda ser revelada de nuevo y el interés legítimo que la parte tenía en solicitar u obtener la información. Este registro está abierto sólo para el estudiante y la persona a cargo del registro.

La “Información del Directorio” en WSU incluye la siguiente información del estudiante: su nombre y apellido, dirección, listado telefónico, dirección de correo electrónico, fotografía, edad en años, lugar de nacimiento, campo principal de estudio, fechas de asistencia, año académico, estado de inscripción, participación en actividades y deportes oficialmente reconocidos, peso y estatura de los miembros de los equipos atléticos, títulos y fechas de otorgamiento, honores y premios recibidos y la agencia o institución académica más reciente a la que asistió. El número de identificación de myWSU de un estudiante se designa como información de directorio para los usos limitados de los recursos tecnológicos internos que requieren su uso. El número de identificación de myWSU puede mostrarse en ciertos sistemas internos de la universidad, como Microsoft Teams y otro software de la universidad, como parte del perfil del usuario. Para estos usos internos, el número de identificación de myWSU puede considerarse información de directorio. Sin embargo, el número de identificación de myWSU no se considera información de directorio para usos de divulgación a terceros externos. WSU no divulga el número de identificación de myWSU a terceros externos sin el consentimiento explícito de un estudiante, excepto según lo exija la ley o la política de la universidad.

El/los nombre(s) y la(s) dirección(es) de los padres o tutor(es) pueden ser divulgados cuando se utilizan para un comunicado de prensa oficial de la universidad relacionado con algún título o premio otorgado al estudiante o su participación en actividades o deportes oficialmente reconocidos. El nombre, el domicilio, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico de los padres se designan como información del directorio con el propósito limitado de divulgarlos a la Wichita State University Foundation Inc. para apoyar los programas y actividades de la institución y esta Fundación de WSU.

Los estudiantes inscritos actualmente pueden retener la divulgación de “la información del directorio” (sobre la base de divulgar todo o nada) a organizaciones o personas no institucionales. Los estudiantes tienen la opción de proteger su privacidad y evitar que dicha información se divulgue, completando una solicitud por escrito.

El formulario para evitar la divulgación de la información del directorio está disponible en el Office of the Registrar, 102 Jardine Hall o se puede obtener llamando al (316) 978-3090 para que se lo envíen por correo o fax. Después de llenar el formulario se devuelve a la oficina del Registrar con una copia legible de una de las identificaciones con foto emitidas por el gobierno del estudiante, tal como la licencia de conducir. El formulario se procesa el día hábil después de su recepción. La retención de la información del directorio se aplica a TODOS los elementos mencionados arriba y excluye al estudiante del directorio en línea, que está disponible en el sitio web de WSU para cualquier persona con una identificación de myWSU. También tiene otras ramificaciones. Los estudiantes deben considerar detenidamente las consecuencias de cualquier decisión de retener información del directorio a personas externas. Hacerlo podría perjudicar al estudiante si un prestamista, compañía de seguros, empleador, etc., desea verificar rápidamente la inscripción o graduación de un estudiante. También excluye a un estudiante del Cuadro de Honor del Decano (Dean’s Honor Roll) o de las listas de graduación que se envían a los medios de comunicación.

La institución cumplirá con la solicitud de un estudiante de retener la información del directorio, pero no puede asumir la responsabilidad de comunicarse con los estudiantes para obtener su permiso posterior para divulgarla. Independientemente del efecto en un estudiante, la institución no asume ninguna responsabilidad por el cumplimiento de las instrucciones para retener información.

La misma solicitud y proceso también se utiliza para eliminar una instrucción de “no divulgar”. Las solicitudes de no divulgación se pueden presentar en cualquier momento. Las solicitudes se respetarán hasta que sean retiradas.

Los estudiantes tienen el derecho de solicitar que se corrijan los expedientes que creen que son engañosos, inexactos o que infringen sus derechos de la privacidad bajo FERPA. Un estudiante que considera que el expediente es inexacto, puede solicitar y recibir una audiencia informal y/o formal del caso para que el expediente sea corregido si se estima defectuoso o que infringe los derechos del estudiante. No se otorgará ninguna audiencia bajo esta política para impugnar la base subyacente para una nota o calificación, pero la exactitud de la publicación sí se puede impugnar.

Se aplicará el siguiente procedimiento para impugnar el contenido de un expediente académico: 

1. El estudiante tiene derecho, previa solicitud razonable, a una breve explicación e interpretación del expediente en cuestión por parte del encargado de la unidad correspondiente. El encargado de la unidad del expediente académico en cuestión, después de revisar el expediente con el estudiante, puede resolver la disputa informalmente con el estudiante con respecto a la eliminación o modificación del expediente académico. El encargado de la unidad debe tomar su decisión dentro de un periodo de tiempo razonable y notificará al estudiante de la decisión. En el caso de que el encargado de la unidad desapruebe la solicitud del estudiante de eliminar o modificar el expediente en cuestión, debe notificar al estudiante, por escrito, de la decisión y del derecho del estudiante de pedir una audiencia formal.
2. El estudiante puede solicitar una audiencia formal, presentando al registrador (registrar) una declaración escrita que designe la ubicación del expediente en cuestión y una breve explicación de la razón por la que cree que el expediente es engañoso, inexacto o que infringe los derechos de privacidad bajo FERPA. La audiencia estará a cargo de un miembro del personal de la universidad (funcionario de audiencias) que no tenga un interés directo en el resultado de la impugnación y que será designado por el registrador.

La audiencia se celebrará dentro de un plazo razonable; el aviso de la fecha, el lugar y la hora deben darse con razonable antelación. El estudiante tendrá una oportunidad plena y justa de presentar pruebas relevantes y le podrá aconsejar o representar cualquier persona de su propia elección (incluyendo un abogado a su propio costo). Cuando sea apropiado, las oficinas de la Universidad afectadas serán notificadas de la audiencia y se les dará la oportunidad de responder a las afirmaciones del estudiante. Una decisión escrita basada en las pruebas presentadas o reunidas se preparará dentro de un plazo razonable e incluirá un resumen de las pruebas y las razones que fundamentan la decisión. La decisión del funcionario de audiencias será definitiva y el expediente se modificará o conservará según lo recomendado. 

Si la institución decide que la información es exacta, informará al estudiante de su derecho a colocar en el expediente académico una declaración comentando la información y/o señalando cualquier razón para no estar de acuerdo con la decisión. Cualquier declaración de este tipo se mantendrá mientras se mantenga el expediente académico del estudiante o la parte en disputa; si el expediente académico del estudiante o la parte en disputa se divulga a cualquier tercero, la declaración del estudiante también se divulgará.

Si un estudiante estima que la Universidad no cumple con FERPA, debe consultar primero con la oficina involucrada y/o la Oficina del Registrar. Después de consultar, si el/la estudiante aún desea presentar un reclamo ante el gobierno federal con respecto al incumplimiento de la Universidad con FERPA, debe presentar el reclamo por escrito dentro de 180 días después del supuesto incumplimiento, a Student Privacy Policy Office, U.S Department of Education, 400 Maryland Ave SW, Washington, D.C. 20202-8520.